דוא"ל (Email) סטטוס שבועי.

דוא"ל (Email) סטטוס שבועי.

בדוא"ל סטטוס כדאי לבקש את התיכנון קדימה - שבועיים - משימות שאורכן לא עולה על 5 ימים. זה אומר לבקש מהאנשים לפרק את המשימות שלהם לחלקים קטנים (Deliveries) ולהסתכל קדימה כמה שבועות יעזור להם להבין את הפרויקט - האם הולך לכיוון של הצלחה או אסון.

תבנית לדו"ח דוא"ל:

מה סיימנו - תקציר של המשימות שהסתיימו בשבועיים שעברו.

אבני דרך (Mile stones) עתידיים:

תיאור משימה	תאריך מתוכנן	תאריך מצופה	תאריך אמיתי (בפועל)

- בפרויקט שתלוי באירועים חיצוניים שמשתנים תכופות המשפיעים על משימות של אנשי הצוות, הוסף עמודה מימין: כמה פעמים ההערכה הזו השתנתה?

אילוצים - חברי הקבוצה יוסיפו את האילוצים שמפריעים להשלמת העבודה.

צור רשימת AI - Action items למעקב.

הערכה איכותית וכמותית של פרויקטים

הערכה איכותית של פרויקטים:

אפשר להעריך פרויקטים בכל מיני קרטריונים של איכות, אבל לפני זה כדאי שתענה על 6 שאלות מרכזיות לגבי כל פרויקט:

• איך הפרויקט הזה משתלב עם כל שאר הפרויקטים?
• מהי הסיבה האסטרטגית לפרויקט הזה?
• האם יש הישג טקטי בהשלמת הפרויקט?
• על מנת לבצע פרויקט זה בהצלחה, האם אנחנו (ההנהלה) מוכנים לממן אותו באדיקות?
• על מנת לבצע פרויקט זה בהצלחה, האם אנחנו מוכנים להקדיש את המשאבים הדרושים?
• מה זה אומר בשבילנו "הצלחה" בפרויקט הזה?

אם אתה לא מסוגל לתת תשובה לכל אחת מהשאלות הנ"ל, זמן טוב לשאול האם הפרויקט הזה צריך להיות חלק מהפרוטפוליו. לפעמים, חברות משאירות פרויקטים בפרוטפוליו שהם לא יכולות לאייש אותו באופן מלא, אבל מחליטות על עיתוי מתאים להתחלתו, כך שהם לא תמיד מאוישים באנשים המתאימים לאורך כל זמן הפרויקט.


הערכה כמותית של פרויקטים:

7 שאלות להערכה כמותית של פרויקטים:

• מתי נראה החזר כספי מהפרויקט?
• מהו הרווח הצפוי מהפרויקט?
• מהו צפי המכירות ללקוח של הפרויקט?
• מתי נראה זרם קבוע של לקוחות לפרויקט?
  
• מהי צפי גידול הלקוחות?
• מתי נראה ירידה בעלויות התפעול בפרויקט?
• מהו הצפי לעלויות התפעול בפרויקט?
  

אחרי שתעריך את הפרויקטים שלך ע"פ השאלות שלעיל, תוכל להחליט לגבי הפרויקטים. להיות מסוגל להחליט איזה מהפרויקטים האפשריים הפרוטפוליו יכיל - זה לא פשוט, אבל בשביל זה יש הנהלה בכירה!

אגב, לא להחליט לגבי פרויקטים - גם זו החלטה.