למה בעצם צריך לנהל פרוטפוליו של פרויקטים?
בעבודתי עם מנהלי פרויקטים, טענתם העיקרית:" ההנהלה אצלנו לא מסוגלת להחליט איזה פרויקט הם רוצים קודם!" או "ההנהלה רוצה הכל ועכשיו" או " ההחלטות הנהלה מגיעות כל כך מאוחר שאנחנו מתחילים את הפרויקט מאוחר" או "אני לא מצליח להחזיק את האנשים רק בפרויקט שלי, יש להם הרבה משימות - Multitasking גם בפרויקטים אחרים."
ניהול פרוטפוליו, ולעזור להנהלה שלך לנהל אותו, זו
מיומנות הדרושה לך. אם ההנהלה שלך הגדירה את אסטרטגית האירגון שבו אתה נמצא והיא זו שאומרת לך איזה פרויקט לעשות ומתי -
המאמר הזה לא בשבילך.
אבל אם להנהלה
קשה להחליט, מאמר זה יכול לעזור.
ניהול פרוטפוליו של פרויקט מכיל 3 חלקים:
- בניית רשימת פרויקט,
- הערכה של כל אחד מהם,
- החלטה על איזה פרויקט לממן ולאייש.
ברגע שיש לך פרוטפוליו אתה יכול לנהל אותו.
נתחיל:
א. בנייה של פרוטפוליו של כל הפרויקטים:
מסתבר שלא בכל אירגון יודעים על איזה מהפרויקטים עובדים בפועל, איזה מהפרויקטים הבאים התור לעבודה, ואיזה מהפרויקטים בשלבי תיכנון ולמתי.
הצעד הראשון הוא ל
בנות פרוטפוליו של כל הפרויקטים באירגון.
- אסוף רשימה של כל הפרויקטים בחטיבה שלך. כתוב לכל פרויקט את תאריך ההתחלה או ההתחלה המשוערת ותאריכי סיום משוערים. סדר אותם בטבלה לפי חודשים - זה ייתן לך מבט על.
ברגע שיש לך את רשימת הפרוטפוליו, תוכל לעשות איזושהי הערכה של הפרויקטים - הערכה כמותית והערכה איכותית.
הערכה של פרויקטים:
אם יש לך רעיון/תחושה של תאריכי התחלה או סיום או אפילו תאריכי התחלה או סיום משוערים, אתה יכול להתחיל להעריך פרויקטים.
אתה בוודאי תרצה הערכה איכותית וכמותית, גם וגם.
הערכה איכותית של פרויקטים:אפשר להעריך פרויקטים בכל מיני קרטריונים של איכות, אבל לפני זה כדאי שתענה על 6 שאלות מרכזיות לגבי כל פרויקט:
- איך הפרויקט הזה משתלב עם כל שאר הפרויקטים?
- מהי הסיבה האסטרטגית לפרויקט הזה?
- האם יש הישג טקטי בהשלמת הפרויקט?
- על מנת לבצע פרויקט זה בהצלחה, האם אנחנו (ההנהלה) מוכנים לממן אותו באדיקות?
- על מנת לבצע פרויקט זה בהצלחה, האם אנחנו מוכנים להקדיש את המשאבים הדרושים?
- מה זה אומר בשבילנו "הצלחה" בפרויקט הזה?
אם אתה לא מסוגל לתת תשובה לכל אחת מהשאלות הנ"ל, זמן טוב לשאול האם הפרויקט הזה צריך להיות חלק מהפרוטפוליו. לפעמים, חברות משאירות פרויקטים בפרוטפוליו שהם לא יכולות לאייש אותו באופן מלא, אבל מחליטות על עיתוי מתאים להתחלתו, כך שהם לא תמיד מאוישים באנשים המתאימים לאורך כל זמן הפרויקט.
הערכה כמותית של פרויקטים:7 שאלות להערכה כמותית של פרויקטים:
- מתי נראה החזר כספי מהפרויקט?
- מהו הרווח הצפוי מהפרויקט?
- מהו צפי המכירות ללקוח של הפרויקט?
- מתי נראה זרם קבוע של לקוחות לפרויקט?
- מהי צפי גידול הלקוחות?
- מתי נראה ירידה בעלויות התפעול בפרויקט?
- מהו הצפי לעלויות התפעול בפרויקט?
אחרי שתעריך את הפרויקטים שלך ע"פ השאלות שלעיל, תוכל להחליט לגבי הפרויקטים. להיות מסוגל להחליט איזה מהפרויקטים האפשריים הפרוטפוליו יכיל - זה לא פשוט, אבל בשביל זה יש הנהלה בכירה!
אגב, לא להחליט לגבי פרויקטים - גם זו החלטה.החלט איזה פרויקטים לממן עכשיו:התשובות לשאלות הכמותיות והאיכותיות מאפשרות לך להקים שיח על איזה מהפרויקטים לממן עכשיו ואיזה מאוחר יותר. מהשאלות והתשובות עליהן, יתבררו יותר, איזה פרויקטים כדאי לממן מיד. חלק מהפרויקטים ימומנו אם הארגון יגלה שיש לו יותר כסף ממה שחשב לעשות איתו.
עכשיו שיש לך רשימה עם הערכות של הפרויקטים, אתה מוזמן לדרג אותם, איזה מהם תרצה ראשון,שני, שלישי והלאה, כך שתוכל לאייש אותם בסדר הזה. שים לב, שבנקודה מסוימת, הדירוג שתתן להנהלה - לא יתקבל (חלק מהסיבות שהם פשוט מתקשים להחליט). הכן טבלה עם כל הפרויקטים, פגוש את ההנהלה שלך - שאל את השאלות שלעיל, והסכימו על התשובות לשאלות. ברגע שיהיו לך התשובות, תהיה לך רשימה עם דירוג של הפרויקטים.
אתה תדע איך הפרויקטים מסתדרים בפרוטפוליו.
נשאלת השאלה:
"
איך אפשר להחליט כשיש שני פרויקטים עם אותה חשיבות?"
הנה לכם בעיה שמשותפת לאירגונים: יש לך שני פרויקטים שלכל אחד מהם פוקוס אחר שאתה רוצה לממן בו זמנית, אין לך מספיק אנשים לשני הפרויקטים יחד, הפרוישטים לא תואמים מספיק על מנת להיות חלק מאותה תוכנית אחת משותפת. מה עושים?
זה הזמן לחזור למשימה הכללית של האירגון - Corporate mission. אם יש לך שני פרויקטים שונים, כל אחד דורש את אותו צוות, ההנהלה הבכירה צריכה לחדד את המשימה שלהם. ברגע שיחליטו על המשימה, ההחלטה לגבי שני הפרויקטים תהיה ברורה.
Get it Done!
רשומות
